Devis, factures, relances, factures fournisseurs, tableau pour le comptable : pour beaucoup d'artisans, la gestion administrative mange une à deux soirées par semaine. Une partie de ce travail peut aujourd'hui être automatisée sans risque. Une autre doit rester entre les mains de votre expert-comptable, et c'est la loi qui le dit. Voici où passe la frontière, et comment choisir ce qu'il vaut la peine d'automatiser dans une entreprise artisanale du bâtiment.
Ce qui s'automatise bien
Les tâches répétitives, qui suivent toujours les mêmes règles, sont celles où l'automatisation fait gagner le plus de temps :
- le devis, préparé à partir des photos et du message vocal du technicien, chiffré avec votre grille de prix, puis relu par vous ;
- la relance des devis restés sans réponse, au bon moment ;
- la facture, créée à partir du devis accepté, sans rien ressaisir ;
- la relance des impayés, en deux niveaux, avec un ton adapté ;
- la lecture des factures fournisseurs, pour garder vos prix d'achat et votre marge à jour ;
- l'export pour le comptable : journal des ventes, journal des achats et pièces, classés chaque mois.
Dans tous les cas, une règle ne change pas : l'IA prépare, vous décidez. Aucun prix n'est fixé par l'IA, et rien ne part à un client sans votre accord.
Ce qui reste le métier de votre expert-comptable
Tenir la comptabilité d'une entreprise, établir son bilan et ses déclarations fiscales pour le compte d'un tiers est réservé aux experts-comptables inscrits à l'Ordre (ordonnance du 19 septembre 1945). Un logiciel ou un prestataire qui promet de « faire votre comptabilité » sans être expert-comptable vous expose à un risque juridique.
Le bon partage est simple : l'automatisation produit des pièces propres et complètes, votre expert-comptable les contrôle, les enregistre et établit vos comptes. Il passe moins de temps à trier, et vous payez moins de temps de saisie.
Les impayés : ce que dit la loi
Entre professionnels, le délai de paiement ne peut pas dépasser 60 jours après la date de la facture, ou 45 jours fin de mois si c'est prévu au contrat. En cas de retard, des pénalités sont dues, ainsi qu'une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement : ces mentions doivent figurer sur vos factures aux clients professionnels. Pour un particulier, la date de paiement est celle prévue au devis ou à la facture.
Une relance automatique, polie et datée, suffit souvent à faire rentrer l'argent sans que vous ayez à décrocher le téléphone.
Nos formules, expliquées
Notre offre L'Artisan Tranquille se compose d'un socle et de deux options. Les prix sont nets (TVA non applicable, art. 293 B du CGI) et indicatifs avant démonstration.
| Formule | Mise en place | Par mois | Pour qui |
|---|---|---|---|
| Bureau Tranquille : devis par photos et vocal, e-mails triés, rendez-vous, relances, rappels d'entretien, avis Google | 2 370 € | 69 € | L'artisan qui veut d'abord gagner du temps sur ses devis |
| Option Achats : factures fournisseurs lues, catalogue et prix d'achat à jour, alerte de hausse, marge visible | + 390 € | + 19 € | Ceux qui achètent beaucoup de fournitures chez leurs grossistes |
| Option Facturation : factures électroniques Factur-X par une plateforme agréée, relances d'impayés, export comptable | + 590 € | + 39 € | Tous les artisans, avant l'obligation du 1er septembre 2027 |
| Gestion Tranquille : le Bureau et les deux options réunis | 2 990 € au lieu de 3 350 € | 109 € au lieu de 127 € | Ceux qui veulent un bureau complet, du devis à l'export comptable |
Vous pouvez commencer par le Bureau Tranquille et ajouter une option plus tard. Le nouveau site internet, la refonte et le référencement local sont proposés à part, sur la page de l'offre.
Par où commencer
- Comptez vos soirées : combien d'heures par semaine pour les devis, les factures, les relances ?
- Repérez votre plus gros irritant : souvent le devis, parfois les impayés ou les prix fournisseurs.
- Parlez-en à votre expert-comptable : demandez-lui le format d'export qu'il préfère.
- Demandez une démonstration sur votre téléphone, avec vos propres exemples.
Questions fréquentes
Un logiciel peut-il faire ma comptabilité à la place de mon expert-comptable ?
Un logiciel peut préparer et classer vos pièces, mais tenir la comptabilité et établir le bilan d'une entreprise pour son compte est réservé aux experts-comptables. Nous préparons des exports propres, votre expert-comptable fait les comptes.
Quelle est la différence entre Bureau Tranquille et Gestion Tranquille ?
Le Bureau Tranquille s'occupe des devis, des e-mails, des rendez-vous et des relances. La Gestion Tranquille y ajoute la lecture des factures fournisseurs et la facturation électronique, pour 2 990 € de mise en place puis 109 € par mois.
Peut-on prendre une option plus tard ?
Oui. Les options Achats et Facturation s'ajoutent au Bureau Tranquille quand vous le souhaitez, au prix de l'option seule.
Quelle indemnité réclamer à un client professionnel qui paie en retard ?
En plus des pénalités de retard, une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement est due par un client professionnel. Elle doit être mentionnée sur la facture.